Tulisan 3  : Mengendalikan Fungsi Manajemen

Mengendalikan Fungsi Manajemen

            Menurut Terry, fungsi manajemen adalah POAC(Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling). Planning ialah perencanaan dari suatu kegiatan, dalam perencenaan itu dibuat tujuan dan rencana kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut. Termasuk pembuatan visi dan Misi. Sedangkan Organizing ialah pengaturan sumber daya yang dimiliki untuk menjalankan rencana yang sudah ditetapkan pada fungsi planning. Sedangkan Actuating ialah fungsi kepemimpinan seorang manajer. Bagaimana turut campur seorang manajer dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Sedangkan Controlling ialah suatu kegiatan menilai kinerja beredasarkan standar atau keetapan yang ada, dan penilaian itu di feed back dengan perubahan. Nah, fungsi control inilah yang akan kita bahas lebih lanjut.

a. Definisi Pengendalian (Controlling)

            Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

            Menurut konsep modern, kontrol adalah tindakan yang sebelumnya mengetahui, sedangkan konsep awal pengendalian digunakan hanya ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif. Dengan demikian control terdiri dari tiga kegiatan utama.

            Menurut Henri Fayol : Pengendalian adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

            Menurut EFL Breach : Pengendalian juga memeriksa kinerja saat ini terhadap yang telah ditentukan standar yang terdapat dalam rencana, dengan tujuan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan.

            Menurut Harold Koontz Pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja dalam rangka untuk memastikan bahwa perusahaan tujuan dan rencana dibuat untuk mencapai mereka yang dicapai.

            Menurut Beer Stafford Manajemen adalah profesi control. Pada tahun 1916, Henri Fayol merumuskan salah satu definisi pertama dari kontrol karena berkaitan dengan manajemen:
Kontrol terdiri dari verifikasi apakah semua yang terjadi sesuai dengan rencana diambil sesuai instruksi yang  dikeluarkan, dan prinsip-prinsip yang ditetapkan.

           

            Robert J. Mockler mendefinisikan lebih komprehensif kontrol tentang manajerial :

            Kontrol manajemen dapat didefinisikan sebagai upaya sistematis oleh manajemen bisnis untuk membandingkan kinerja dengan standar yang telah ditentukan, rencana, atau tujuan untuk menentukan apakah kinerja ini sejalan dengan standar-standar ini dan mungkin untuk mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk melihat bahwa manusia dan sumber daya perusahaan lainnya yang digunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam mencapai tujuan perusahaan.

b. Langkah – Langkah dalam Control

 

            Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :
1. Menetapkan standard dan metode mengukur prestasi kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2. Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.  Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya berada dalam kendali.

4.  Mengambil tindakan korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

c. Tipe – Tipe dalam Control dalam Manajemen

·   (Awal) Preliminary) : Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya.

·        (Saat ini) Concurrent : Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

·        (Akhir) Post-action) : Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas

d. Control Proses Manajemen

           

            Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses :

1) Pemrograman (Programming)

            Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan

2) Penganggaran (Budgeting)

            Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.

3) Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)

            Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.

4) Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)

            Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.

Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa :

1) Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.

2) Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.

3) Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.

4) Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.

Sumber:

http://id.shvoong.com/business-management/management/2290028-pengertian-dan-definisi-controlling-pengendalian/#ixzz2koLg0mrG

http://prima-k-u-fisip08.web.unair.ac.id/artikel_detail-35153-Umum-Asasasas%20Manajemen,%20Fungsi%20Pengendalian.html

Sumber:http://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen/#ixzz2lUH34Yn1

http://lintongnababan.wordpress.com/2008/08/28/sistem-pengendalian-manajemen/